16/08/2016

Hacks para a gestão do tempo focada em produção de conteúdo

Apesar da produção de artigos especializados para blogs próprios ser um dos pilares do inbound marketing, sabemos que uma estratégia bem construída vai além. Em outras palavras, as postagens são apenas uma parte de todo o conteúdo gerado. De um modo geral, há ainda os fluxos de automação, landing pages, thank you pages, materiais educativos, newsletters, personas, jornadas de conteúdo, entre outros. Contudo, com tantas demandas, como conseguir dar conta de tamanha produção?

Pensando nisso, a equipe de inbound marketing da Dialetto separou alguns hacks para gestão do tempo focada em produção de conteúdo. Confira:

Fernanda Rebelo Pereira
Analista de Comunicação, especialista em Inbound Marketing e Assessoria de Imprensa.

• Metas possíveis. Em dia de call, já sei que não é possível fazer a call, 2 posts, responder e-mails, etc. Assim, tento dividir a semana em 3 grandes tarefas: entrevistas, redações e gerais (agendamentos de entrevistas, pesquisa de keywords, reuniões…).

• Anotar atividades de cada cliente. Avaliar qual cliente precisará mais do meu empenho durante a semana. A partir disso, divido as demandas. Isso tem me levado a dividir os clientes por dia. E facilita muito a hora de escrever, porque não preciso “trocar a chave” toda hora.

• As demandas e os métodos devem ser compartilhados com os clientes. Eu procuro mostrar os dias que estarei disponível para calls, sempre respondo e-mail avisando, por exemplo, “coloquei na minha pauta de amanhã” ou “até sexta, entregarei os posts”. Isso evita ansiedade do cliente e a sensação de que não estou retornando.

• Anotar tudo que é feito no dia. Aproveito o espaço de anotações na agenda da Dialetto para fazer a minha gestão do tempo, escrevo tarefas do tipo: enviei e-mail para fulano, atualizei o Twitter de X cliente, etc. Fica mais organizado deixar na pauta do dia o que é macro (escrever post, fazer call, criar tabela de conteúdo) e separar as tarefas menores. Sem contar que facilita a hora do report, pois basta olhar o que foi anotado na semana.

• A cada tarefa, um descanso. É simples: escrever um e-mail sem interrupções. Depois, descansar uns minutos – tomar um café, ver um site, conversar com a colega. E depois, foco total na atividade seguinte. Para isso funcionar, é importante ordenar as atividades do dia.

Janine Costa
Especialista em Marketing em Mídias Digitais. Time de gestão editorial e estratégica de projetos de inbound marketing.

• Calcular as “tarefas ocultas”. Quando faço a programação da semana, procura também incluir tarefas que menores, que sei que vão ocupar bastante tempo. Por exemplo: responder e-mail de cliente sobre determinado assunto, reuniões internas, calls com clientes, etc. Dentro da minha gestão do tempo, isso garante que as minhas metas sejam possíveis.

• Fazer logo o que tem que ser feito. Uma coisa que aprendi é: faça logo. Se fico em dúvida num lead, num estágio da jornada e nada parece ficar bom, a solução é continuar a produção até o final. Ou seja, não deixar espaços para bloqueios. Muitas vezes, ao final, percebo que realmente ficou bom ou, ainda, consigo editar e aperfeiçoar com mais facilidade.

• Porém, também é preciso descansar. Sim, por mais lotado que esteja o dia, é sempre bom prever pelo menos 5 minutos para pegar um café ou conversar com o colega. O importante é apenas não deixar o momento de relaxar se estender por muito tempo.

• Uma vida em listas. Além das ferramentas da Dialetto, tenho um doc no Google Drive com a minha “to do list”, em que coloco as atividades do dia e faço a divisão de acordo com o dia da semana. Assim que cumpro a tarefa, passo paro o outro doc “Status Reports”. Deixo os dois docs sempre abertos em abas.

• Organização de links na aba de favoritos. Minha aba de favoritos também serve como um guia de trabalho. Lá tenho link direto das tabelas editorial e de estratégia de cada cliente, da tabela de senhas, entre outros. Também tenho pastas com nome de cada cliente e de artigos de inbound marketing.

Bárbara Dias Lino
Jornalista e Analista de comunicação na Dialetto.

• Gestão do tempo com post-its. Escrevo todos os posts que eu tenho que produzir em post-its, distribuo pelos dias e vou administrando. Também tenho o hábito de escrever tudo que me “impediu” de cumprir as tarefas que me propus naquele dia, isso ajuda a medir a minha produtividade.

• Dia de publicação. Em dias de publicar post sempre coloco o nome do post e um checklist com: blog, Face/Twitter/Lkdn/, tabela. Aí confiro tudo e não corro o risco de ficar com algo desatualizado, ou publicado errado.

• Sexta-feira. É o dia de ver o que está pendente comigo ou com os clientes. Mando as informações e cobranças no Status Report semanal. Mas é importante sempre reforçar no início da semana, em outro e-mail, o que é mais urgente.

• Organizar os rascunhos. No mesmo dia que a entrevista acontece, por mais que você não consiga escrever o post na hora, é bom pelo menos dar uma organizada e não correr o risco de não entender mais nada depois.

• Título dos e-mails sobre posts. Sempre coloco o nome do post no título do e-mail quando falo com o cliente sobre ele, especialmente se for aprovação de post. Assim, fica muito mais fácil na hora de procurar na busca do Gmail. Nunca mande só: “aprovação de post”, por exemplo.

Lisiane Moraes
Jornalista e analista de inbound marketing na Dialetto.

• A maior fã do Trello. Organizo o Trello com as seguintes boards: Por fazer, Em produção, Em revisão, Em aprovação, Em diagramação (e-books), Para publicação, Publicado e Status report, esse é o padrão, mas em caso de necessidade crio outros. Com isso tenho um controle bem visual da rotina, prioridades e do que estou fazendo. Em publicados, eu coloco os cards em ordem decrescente e marco sempre a data da publicação. É um jeito de acompanhar facilmente se as publicações estão em dia.
• Cada post, um card. Para mim funciona bem criar um card para cada post que vou produzir, lá salvo todas as informações sobre o post. Desde título, palavra-chave, link para o post, até as informações apuradas, links que usei como referência, anexos, etc. A vantagem é ter um banco de informações online, para usar em qualquer momento e com dados como: quando foi apurado, quando foi publicado, contato da fonte, etc.
  

Rosângela Menezes
Jornalista e analista de inbound marketing na Dialetto.

• Técnica Pomodoro. Utilizo o pomodoro para tudo em minha vida. O método consis em 25 minutos interruptos de concentração, com pausa de cinco minutos entre eles. Os intervalos de cinco minutos me ajudam muito, principalmente, quando estou lendo livros sobre gerenciamento de processos, escrevendo sobre leis ou outra atividade mais cansativa. Uso o tomato time para cronometrar o tempo de concentração e as pausas.

• Agenda semanal. Tenho um mouse pad que funciona como minha agenda macro. Nela, coloco as entregas dos posts e as urgências. Ele tem os dias da semana e uma área para estabelecer as prioridades. Consigo ter uma visão ampla da semana e, assim, quando aparecem urgências consigo ver onde consigo encaixá-las. Utilizo a agenda da Dialetto para marcar reuniões, revisões, entrevistas e publicações do dia.

• Cada cliente tem um dia. Procuro escrever os posts dos clientes no mesmo dia (ou em dias próximos), pois como costumam ser variações do mesmo assunto, fica mais fácil de dar continuidade.

• Tabela individual. Tenho uma tabela de entrega que sempre serviu para fazer o status report rápido e me auxiliar com a gestão do tempo na redação. Criei também uma versão on-line e consigo enxergar qual o cliente está precisando de mais dedicação.

O que achou dos nossos hacks de gestão do tempo focada em produção de conteúdo? Divida conosco as dicas que você utiliza no seu dia a dia.

Crédito de imagens: Pexels/CCO

Autora original: Janine Costa